Parkinson de la trivialidad: Sirve para explicar los motivos por los que muchas empresas fracasan debido a que pierden el tiempo en tonterías.

 

Aprender a distinguir entre lo que es importante y urgente y lo que no, es una de

las claves para triunfar en los negocios. Sin embargo, también es una de las 

habilidades que más cuesta conseguir a las empresas, algo que afecta a la

mayoría de personas y que puede definirse utilizando la ley del Parkinson de 

la trivialidad.

Es una situación que la mayoría de gente ­-por no aventurarse a decir todo el 

mundo- ha vivido en algún momento de su vida. El hecho de arrepentirse porque 

ha dejado buena parte del trabajo para un poco antes de la fecha límite.

A pesar de tener tiempo para completar la tarea, en vez de repartir las labores en

 este período, se deja todo o buena parte de ello para el tramo final. Muchos 

estudiantes dan fe de ello. Y dentro del mercado laboral y el funcionamiento de 

las empresas e instituciones también ocurre, afectando directamente a la 

productividad de las organizaciones y la gestión eficiente del tiempo.

Esta circunstancia tiene un nombre. Es la ley de Parkinson, en la cual 

“el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que 

se termine”, como afirmó el autor de esta regla que lleva su nombre, 

Cyril Northcote Parkinson, un historiador naval británico experto en la 

administración y gestión públicas, que puso en relieve la poca eficiencia 

de la burocracia.

¿Qué es la ley de Parkinson?

La primera ocasión que dio trascendencia a lo que estaba comprobando fue 

en 1955 en un artículo en The Economist. El ensayo era satírico y presenta a 

una anciana que enviaba una carta a su sobrina. Esta, como no tenía nada más

que hacer, tardó toda la jornada en leerla, cuando le hubiera llevado solo unos

 minutos. En cambio, lo dejó para el final. Con esta historia quería ejemplificar 

la ineficiencia en la administración del tiempo.

En 1958 se publicó junto a otros ensayos Parkinson’s Law: The Pursuit of 

Progress. Destacó la poca eficacia de las jerarquías. En su experiencia en el 

Servicio Civil Británico comprobó cómo entre 1914 y 1928 a pesar que el número

de barcos de la marina británica se había visto reducida en dos tercios y el 

personal en uno, el número de burócratas había aumentado en casi un 6% al año. 

Se presentaba menos trabajo y en cambio había más empleados.

Se producía una pirámide de subordinados a causa de un exceso de burocracia. 

Se ocasionaba porque cada gerente contrataba a dos o más subordinados, así 

de esta manera ninguno le hacía la competencia y su puesto no estaba en peligro.

 Y así la escala se iba reproduciendo, provocando una eficiencia resolutiva. 

“Un funcionario quiere multiplicar sus subordinados, no rivales”, apuntaba, y así 

“los funcionarios se crean trabajo unos a otros”.

Posteriormente Stefan Thurner, profesor de Ciencia de Sistemas Complejos en 

la Universidad Médica de Viena, realizó un estudio en el que examinaron los

 tamaños de gabinetes de casi 200 países. Pusieron de manifiesto que el tamaño

del gabinete tiene incidencia directa negativa con la eficacia del gobierno, 

la estabilidad política, y la esperanza y el nivel de vida.

En diferentes estudios en personas se ha comprobado que se tarda en completar

más una tarea cuanto los plazos para concluirla son más elevados. Se alargan 

los procesos ocupando todo el tiempo disponible de que se dispone. Se trata de 

procrastinación, de una mala administración del tiempo, demorando al máximo 

las obligaciones hasta que no queda más remedio que realizarlas, afectando 

directamente al rendimiento y la productividad.

Las 3 leyes fundamentales de Parkinson

A lo largo de su carrera Parkinson realizó varias leyes. Las más destacadas son:

1. El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.
2. Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
3. El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.

Ley de la Trivialidad

Esta última es conocida como la ley de la Trivialidad, en la que las personas que

toman decisiones en una organización dan un peso demasiado grande a 

cuestiones triviales, que repercuten directamente en la productividad y en el 

tiempo. Son debates superfluos que no encaran los elementos más importantes.

Parkinson lo ejemplarizó con un comité para la construcción de una central

 nuclear. Los integrantes del equipo en vez de centrarse en lo realmente 

importante, como el diseño de la planta energética, discutían y gastaban el 

tiempo por temas mucho menores, como el material del cobertizo del 

aparcamiento de las bicicletas, que acuñó como bikeshedding.

Lo más relevante queda como secundario, porque como un reactor es tan caro y 

complejo para construir, y complicado que una persona media lo entienda, esta 

asume que el resto de integrantes del proyecto lo entienden. De la misma 

manera, el cobertizo para las bicicletas es fácil de visualizar y tiene un bajo coste,

lo que provoca que todos los individuos quieran dar su opinión y contribuir, 

haciendo observaciones hasta el más mínimo detalle.

Así los debates se alargan innecesariamente, y pueden provocar otros de una

índole similar, porque cuanta mayor sea la dificultad técnica, menos 

especialistas habrá en la materia y más complicado será tomar una decisión.

¿Por qué se deja todo para el final?

Postergar el trabajo es un hecho habitual en muchas personas. Para otras, es 

más puntual, por motivos bien diferentes. Las principales razones por las que se

deja una tarea para más adelante son:

Pensar que se tiene el tiempo suficiente

El cerebro hace un cálculo y saca una conclusión del período que se necesitará 
para la conclusión. Por lo tanto, si no se afronta de inicio acabas por perder el 
tiempo, dedicándolo a otros menesteres, porque sabes que hay espacio de 
sobras para acabar. A medida que se acerca la fecha límite la preocupación va 
creciendo y hasta te puedes sentir culpable de porque no lo has hecho antes. 
Hasta entonces todo puede ser una distracción, pero cuando la cuenta atrás 
está puesta desaparece todo y te enfocas únicamente en terminar porque queda 
poco tiempo. Toda la energía está dispuesta en terminar. A causa de las prisas la 
calidad se puede ver afectada.

Creer que no hay bastante tiempo

Es una situación relacionada con la calidad final de la tarea. Se cree que se 
necesita más tiempo del necesario para completarla, aunque en alguna ocasión 
se haya conseguido con menos tiempo. Aunque uno mismo se haya demostrado 
que no es así, la creencia inconsciente existe, retardando el inicio.

Demasiada dificultad

Cuando una tarea presenta un cierto grado de complicación hay personas que 
postergan el arranque porque no les apetece en ese momento ponerse con un
 asunto que se presenta complicado. Por este motivo se alarga al máximo 
empezar a hacerlo, afrontándolo cuando no hay otro remedio.

No tener ganas

La pereza es uno de los grandes males de la procrastinación. Simplemente, y 
por cualquier motivo, no apetece realizar la tarea o tomar la decisión. Cualquier 
excusa es buena para no ponerse en ello. No hay ganas, ya sea por 
holgazanería u otra situación, y hasta que no sea del todo necesario y no haya 
otra salida, no comenzará a completar la tarea.

Como superar la ley de Parkinson

Dejar las obligaciones para más tarde te convierte en una persona 
completamente improductiva. Y esto va a más si no se remedia. Se trata de ser 
eficiente, y no sentir esa adrenalina final porque el momento de conclusión se 
acerca y no se está seguro si se llegará a tiempo.
Cada persona debe ser consciente de sus decisiones y si está posponiendo los 
plazos para hacer y completar alguna tarea. Este el primer paso. Reconocerlo. A 
partir de aquí todo será menos complicado. Ante el síntoma inicial es básico 
tomar medidas para que no ocurra. No se debe hacer una mala estimación de lo 
que hay por delante, y sí una correcta planificación del trabajo.
Se trata de realizar más en menos tiempo, y no al contrario, de hacer menos en
 más tiempo. Optimizar la productividad mejora tu vida y te sientes muy bien
 cuando completas un trabajo cuando toca y de manera satisfactoria.
Ten en cuenta una serie de consejos para ser más productivo:

Describe tus responsabilidades

Tener claro cuáles son las acciones a seguir y las labores a realizar son un 
primer paso para afrontar un proyecto sin procrastinar. Desde el principio, y 
sobre todo si se trabaja en equipo, deben quedar claros los roles y 
responsabilidades de todos los integrantes, que ayudará a prevenir incidencias 
en el futuro. Es un elemento que ayudará a ser más ágiles en el trabajo y en la 
toma de decisiones.

No acumules tareas

Deja atrás la multitarea y céntrate en una sola cosa. Es la manera de darle un 
principio y un fin. Cuando se amontonan las ocupaciones se va acumulando el 
trabajo y cuesta más terminarlo, porque aparecen desatenciones en la 
acumulación de labores que se entrecruzan, que hace que cueste más 
completarlas y que se haga una montaña el concluirlas. Es importante saber 
priorizar.

Establece límites claros

Cuando se trata de trabajar en casa se debe tener una clara diferenciación entre 
vida laboral y personal. Las posibles distracciones son múltiples y no tiene que 
aparecer ninguna tentación en dejar las obligaciones profesionales para más 
tarde, porque hay el riesgo de postergarlo hasta que no haya otra salida.

Divide las tareas y las fechas

Cuando un proyecto es tedioso y la fecha límite se encuentra alejada, es posible
 que aparezca cierta relajación y que se vaya postergando el inicio, con la 
consecuencia posterior de tener que ir con prisas. Para que no ocurra es una 
buena idea desglosar el trabajo en tareas y fechas, poniéndose objetivos 
recurrentes de terminarlos en los días marcados. De esta manera es más fácil 
mantener la concentración y la productividad.

Elimina las distracciones

Es complicado mantener siempre la concentración y a lo largo del día aparecen
 multitud de distracciones. Estas cortan el ritmo de trabajo, o hasta evitan que 
arranques con tus labores. Fácilmente provocan pérdidas de tiempo. Una 
llamada, un mensaje de redes sociales o aplicación de mensajería, o un correo 
electrónico son solo alguna de las distracciones más fáciles a les que se puede 
caer. Pero también una mesa de trabajo sin orden, en la que cuesta encontrar 
algo, o continuos trayectos a la nevera para comer cualquier cosa. Todos estos 
elementos deben eliminarse.

Créate incentivos

Son pequeños premios que uno puede ponerse por cumplir los objetivos. Es una
manera de motivarse, sobre todo si el trabajo que tiene que hacerse no apetece 
demasiado. Estas recompensas pueden ser de tipo diverso, desde un descanso 
a comer alguna cosa, distraerse por unos minutos con las redes sociales o salir
 a la calle para dar un paseo. Ayuda a aumentar la disciplina.

Desafíate a ti mismo

Se trata de salir de la zona de confort y automotivarse. Imponerse desafíos. El fin
es producir un ritmo más rápido, pero sin perder la calidad. La cuestión es no 
perder el tiempo ni ponerse presión por asuntos innecesarios, que solo provocan 
que las preocupaciones aumenten y se vea afectada la productividad. Ajusta las 
fechas límite y comprueba si eres capaz de respetar los plazos con las nuevas 
reglas. Si lo consigues la satisfacción será elevada.

Mentalidad para tener el tiempo a tu favor

Para mantener la productividad es de especial relevancia la gestión del tiempo. 
Se trata de tener consciencia de lo que hay por delante y hacer una buena 
planificación, para que no se alargue demasiado. Piensa en el tiempo que 
necesitas para completar el trabajo, no en el que queda para concluir el plazo 
delimitado. Esta elección supondrá tener una mentalidad positiva, no tener prisas
 ni sufrir estrés, mantener la calidad en lo que se está haciendo para obtener un 
resultado satisfactorio, y poder tener más tiempo para dedicarlo a 
otras cosas.

Planifica el futuro

La cuestión es tener en cuenta lo que viene a continuación. Si no está claro es 
posible que aparezca cierta distracción en el objetivo actual porque no queda 
determinado lo siguiente que vendrá. Si se sabe, el elemento motivacional crecerá 
para completar la tarea  con éxito y ponerse manos a la obra para la siguiente. 
La productividad será  un hecho.

Aprender a callarse. 

En ocasiones, basta con aprender a guardar silencio cuando sea necesario 
para mejorar la productividad de manera inmediata. Esta técnica ha sido 
utilizada a lo largo de los años por muchos de los grandes emprendedores de 
Silicon Valley, como Tim Cook o Jeff Bezos, y sus efectos son de lo más 
interesantes. 

Acabar con las reuniones improductivas. 

Las reuniones son uno de los principales focos de improductividad para los 
emprendedores. Para solucionarlo, el mítico Steve Jobs estableció en Apple 
tres sencillas normas para terminar con las largas conversaciones sobre temas 
poco importantes: pocos asistentes, pocos temas en el orden del día y una 
duración máxima de media hora.

Aplicar la regla del 1%. 

«He descubierto que la mayoría de nosotros nos fijamos grandes metas, pero 
tratamos de abordarlas todas al mismo tiempo para conseguir resultados 
inmediatos. Eso hace que terminemos fracasando», explica el autor 
Kumar Mehta. Su teoría puede resumirse de la siguiente manera: si nos 
centráramos en mejorar un 1% cada día, tendríamos más posibilidades de 
conseguir nuestros objetivos que si intentáramos abarcar más.