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Los KPI´s y su importancia en la toma de decisiones de gestión

Basado en datos e información de calidad, la función de los indicadores de gestión radica en controlar el desarrollo estratégico de la empresa y actuar según sea necesario.

¿Qué son los KPI’s? 

El término KPI, (siglas en inglés de Key Performance Indicator), cuyo significado vendría a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio. 

Como decimos, el fin último de las KPI´s es el de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto. Para ello, los indicadores de gestión miden también el rendimiento de acciones concretas o si un equipo de profesionales está logrando su cometido. 

Es posible englobarlos en diferentes grupos por lo que hay que tener en cuenta que, por ejemplo, cada sector de la economía utiliza unos u otros en función de sus necesidades. 

¿Qué ventajas ofrecen la utilización de KPI’s? 

La utilización de estos indicadores es posible gracias a la mejora de las nuevas tecnologías de la información que frente a los canales tradicionales en los que la cuantificación de determinadas cuestiones es más complicada, ofrecen una medición mucho más sencilla, objetiva y fiable. 

Actualmente existen muchas herramientas analíticas especializadas que permiten medir todo tipo de KPI´s en cualquier sector o actividad y conocer una mayor cantidad de datos objetivos sobre aquello que se quiere cuantificar. Debido al enfoque personalizado de cada campo, se facilita el trabajo de: 

  • Elección de KPI’s. 
  • Localización de datos objetivos, medibles y relevantes para aquello que se quiere medir. 
  • Obtención de informes sintéticos sobre aquello que se quiere determinar. 

Además, los indicadores de gestión no sólo permiten determinar los resultados para una acción o estrategia concreta, sino que ofrecen una visión global de la situación, ya que facilitan el poder definir los puntos fuertes y débiles de cada proyecto. 

Diferencias entre indicadores de gestión y métricas 

Dentro de la definición que le damos a los KPI´s puede ser común confundir los indicadores de gestión con las métricas que también afectan a la empresa. Hay que tener claro que cada uno cubre ámbitos distintos. 

Las métricas se centran en cuantificar aspectos de la actividad de la organización en un tiempo concreto. Con ellas se visualiza la buena marcha del negocio en general, con un mayor espacio cambiante al que hacer un seguimiento. 

Por su lado, los indicadores de gestión o KPI`s se utilizan para medir la marcha de una estrategia, el rendimiento de una acción o si se están cumpliendo los objetivos. 

¿Cómo se definen los KPIs?
¿Cómo definir tus KPIs? Los KPIs se definen en función de dos elementos: los objetivos y los datos que podemos obtener.

Al redactar o definir KPIs, debes analizar cómo este KPI se relaciona con un resultado u objetivo empresarial específico.

Los KPIs deben personalizarse en función a tu situación empresarial y desarrollarse para ayudarte a cumplir tus objetivos. 

Para ello es fundamental, seguir los siguientes pasos:

1.- Escribe objtivos claros al definir los KPIs
2.- Revisión semanal/mensual de los KPIs



3.- Actualización de los KPIs

  • Escribe un objetivo claro al definir KPIs

Escribir un objetivo claro para tu KPI es una de las partes más importantes, si no la más importante, del desarrollo de un KPI.

“Un indicador clave de rendimiento es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una compañía está logrando los objetivos claves de su empresa.”

Vamos a desglosar esto un poco porque aquí hay muchos elementos que se conectan con la forma en que redactamos y desarrollamos nuestros KPIs.

Lo importante, para nuestro propósito, es recordar definir KPIs que estén estrechamente relacionados con un objetivo empresarial clave. No con cualquier objetivo empresarial o con algo que alguien en tu organización considere importante. Este objetivo debe ser fundamental para el éxito de la organización.

De lo contrario, te estás enfocando en un objetivo que no es capaz de abordar un resultado empresarial. 

Eso significa que, en el mejor de los casos, estás trabajando en alcanzar un objetivo que no tendrá un impacto para tu organización.

En el peor de los casos, tu empresa desperdiciara tiempo, dinero y otros recursos que se hubieran aprovechado mejor en otro lugar.

La conclusión clave es esta: Los KPIs necesitan ser más que solo números arbitrarios. Deben expresar algo estratégico acerca de lo que tu organización está tratando de hacer. Puedes (o deberías poder) conocer mucho sobre el modelo empresarial de una compañía solo con ver sus KPIs.

Si no se escribe un objetivo claro, nada de esto será posible.

 

  • Revisa el KPI cada semana o mes

Revisar periódicamente tus KPIs es esencial para su mantenimiento y desarrollo. Obviamente, es importante comparar tu progreso con tu KPI (sino, ¿cuál sería el objetivo de establecer uno?). 

Sin embargo, monitorear tu progreso es igual de importante que definir KPIs, para que puedas evaluar el éxito que tuviste al elegirlo.

No todos los KPIs son exitosos. Algunos tienen objetivos que son inalcanzables. Otros no logran dar seguimiento al objetivo empresarial subyacente que debían alcanzar. Solo revisando regularmente tus KPIs puedes decidir si es momento de cambiarlos.

  • Actualiza tus KPIs según sea necesario

Los KPIs no son estáticos. Necesitan evolucionar, actualizarse y cambiar según sea necesario. Si estableces y te olvidas de tus KPIs, corres el riesgo de perseguir objetivos que ya no son relevantes para tu empresa.

Al elegir KPIs considera que estos pueden cambiar. Acostúmbrate a revisarlos regularmente no solo para ver cómo te estás desempeñando en comparación con tus KPIs, sino también para monitorear cuáles KPIs necesitan cambiarse o desecharse por completo.

Pero esta es la buena noticia: una vez que hayas realizado varias veces este proceso, será mucho más fácil hacerlo nuevamente en el futuro.

Generalmente los KPIs son una herramienta esencial para medir el éxito de tu empresa y para hacer los ajustes necesarios para que esta sea exitosa. Sin embargo, al definir KPIs individuales ten en cuenta que su utilidad tiene límites.

La parte más importante de cualquier KPI es su utilidad. Una vez que haya perdido su utilidad, no dudes en desecharlo y comenzar a utilizar otros nuevos que se alineen mejor con tus objetivos empresariales.

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